La grande énigme de la gestion du temps dans un monde ultra rapide

Notre organigramme compte tellement de postes vacants que nos cadres supérieurs doivent remplir plusieurs rôles. Et dans certains cas, ils ne sont même pas conscients de toutes leurs responsabilités de gestion! Cette situation vous paraît-elle familière? Si oui, vous n’êtes pas seul. De nombreuses organisations sont ébranlées par les turbulences des changements exponentiels et de la transition incessante dans le monde ultra rapide d’aujourd’hui.

L’augmentation de la vitesse est une caractéristique propre à l’économie actuelle. Comment répondre aux priorités urgentes « À faire » qui semblent dépasser les capacités de l’organisation? Qu’en est-il des priorités imprévues qui tombent lourdement sur notre bureau? Tenter de résister au changement et d’ignorer cette réalité ultra rapide fulgurante n’est pas une option. Les gestionnaires qui réussissent regardent au-delà des contraintes de temps quotidiennes et tournent leur regard vers l’avenir. Le temps nous permettant d’élaborer des stratégies, nouer des liens avec les parties prenantes, créer et exécuter est l’atout le plus précieux. Toutefois, la gestion efficace du temps n’est pas un nouveau problème. Le philosophe romain Sénèque a dit un jour : « Ce n’est pas que nous disposions de très peu de temps, c’est plutôt que nous en perdons beaucoup ». Les activités inutiles détournent notre attention et nous empêchent d’atteindre des objectifs à long terme. La gestion efficace et innovante du temps est sans surprise la priorité numéro un d’un nombre croissant de mes clients.

Les réalités commerciales d’aujourd’hui exigent l’établissement de priorités réalistes à long terme et le respect de ces priorités, parmi toutes les activités pressantes qui se font concurrence pour attirer l’attention. En aidant les clients à améliorer leur gestion du temps, je me concentre sur l’établissement des priorités qui ne sont pas seulement urgentes, mais qui comptent une fois réalisées.

Ce processus commence par l’identification et l’entrée dans un journal personnalisé de chaque tâche, réunion du personnel, voyage d’affaires et événement de leurs calendriers. Les clients classent ensuite chaque élément dans l’une des trois catégories suivantes :

  • Compte (CPT)
  • Important (IMPTT)
  • Secondaire (SND)

À court terme, cet exercice prend beaucoup de temps, mais il constitue un investissement dans l’amélioration du rendement à long terme. Une fois terminé, les clients sont heureux de voir le peu de temps qu’ils consacrent réellement aux questions qui comptent véritablement par rapport au temps qu’ils passent sur des questions importantes (souvent secondaires). Ils comprennent aussi avec qui ils passent leur temps (supérieurs, collègues, subordonnés directs, clients) et pour combien de temps. Nous parvenons généralement à trouver le juste équilibre entre les activités CPT et la délégation des autres tâches. Le succès de la gestion dépend de notre capacité de réussir cet équilibre correctement. Il s’agit d’adopter le principe suivant : ne pas additionner avant de soustraire. Et avoir l’autodiscipline pour dire non, au besoin.

Mais que se passe-t-il lorsque le nombre de priorités dépasse la capacité de les gérer efficacement? Une approche utile consiste à prioriser les tâches CPT en fonction de l’investissement dans ce qui sera le plus rentable, sur la plus longue période de temps possible.

Pour les cadres qui ont du mal à faire face aux turbulences du changement exponentiel, cette approche peut sembler presque utopique. Bien qu’une multitude de décisions urgentes doivent être prises immédiatement, diriger une organisation n’est pas un sprint, c’est un marathon. Les cadres les plus efficaces sont ceux qui comprennent cette réalité.

À l’Institut Bonar, nous soutenons les organisations au cœur de La grande énigme de la gestion du temps dans un monde ultra rapide.




Partager :

Sur quel sujet aimeriez-vous en savoir davantage?